Human Resources Information System (HRIS) software yang tepat akan menghemat banyak waktu Anda, terutama jika didukung otomatisasi sistem reporting. Menemukan HR software yang tepat untuk meningkatkan proses konversi merupakan tahap penting untuk merealisasikannya.
Berikut lima langkah ideal untuk mengidentifikasi software yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan Anda, dirangkum dari people-trak.com:
Tentukan kebutuhan perusahaan, termasuk parameter budget
Poin terpenting dalam tahap ini adalah ‘kenali perusahaan Anda.’ Semakin Anda memahami perusahaan Anda, seperti kebutuhan saat ini, laju pertumbuhan, juga rencana strategis, semakin mudah Anda menemukan software yang tepat.
Diskusikan dengan Tim HR dan Tim Manajemen Anda untuk menyusun kebutuhan tersebut sesuai skala prioritas. Kategori yang tidak dapat ditawar atau non-negotiable meliputi budget, kompatibilitas dengan software yang sudah digunakan, dan lain-lain.
Yang perlu Anda ingat adalah; Anda harus realistis terhadap kebutuhan dan budget.
Pelajari paket-paket yang tersedia di pasaran dan sesuai budget
Langkah kedua adalah mencari tahu paket apa saja yang tersedia di pasaran. Langkah ini bisa dimulai dengan membaca artikel-artikel seputar HR untuk mencari tahu topik yang sedang hangat diperbincangkan dan mencari tahu produk mana saja yang mendukung hal tersebut.
Setelah menyusun daftar produk yang potensial, mulai hubungi perusahaan-perusahaan yang memproduksinya dan meminta demo. Pelajari model deployment masing-masing produk.
Coba software (trial)
Mencoba produk mungkin adalah langkah terpenting dari keseluruhan proses. Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan di antaranya kemudahan penggunaan dan data entry, performa, fleksibilitas dan sistem reporting.
Jika perusahaan Anda merupakan perusahaan yang sedang berkembang, fleksibilitas merupakan poin yang sangat penting. Pelajari sejauh mana produk yang akan Anda gunakan mampu/akan berkembang dan mendukung kebutuhan Anda.
Susun checklist yang berisi daftar harga, user-interface, fitur unik yang tidak dimiliki produk lain, kualitas pendukung teknis, modul, upgrade, dan lain sebagainya.
Ajukan pertanyaan tentang paket, Tim Support, langkah implementasi, harga
Verifikasi temuan-temuan Anda dengan mengkomunikasikannya dengan pihak perusahaan, terutama yang berhubungan langsung dengan tahap implementasi. Langkah ini akan membantu Anda menggali lebih dalam tentang software yang akan Anda gunakan, juga memberi insight saat persiapan implementasi.
Cari tahu juga Tim Technical Support atau Help Desk yang akan membantu Anda di kemudian hari. Ada produk yang sudah satu paket dengan technical support, ada produk yang memerlukan biaya tambahan. Ada juga produk yang memberikan on-site support saat implementasi, juga training, salah satunya ERIKA. Ajukan demo ERIKA.
Buat keputusan
Setelah melakukan semua langkah di atas, ini saatnya Anda membuat keputusan. Jika keempat langkah sudah Anda lakukan dengan baik, langkah terakhir ini akan lebih mudah.
Baca juga:
HR Tak Perlu Lagi Simpan Hard Copy, Kini Ada ERIKA
Hanya Enam Menit untuk Satu Kandidat, Hemat Delapan Jam untuk 20 Kandidat
