Rapat adalah bagian penting dari alur kerja setiap perusahaan. Rapat menjadi wadah untuk mendiskusikan masalah internal, peluang dan tujuan, bertukar pikiran, dan menentukan rencana tindakan untuk masa depan. Rapat harus dilakukan dengan tujuan yang jelas agar tidak merugikan perusahaan.
Adanya minutes of meeting adalah bukti bahwa rapat yang dilakukan memiliki esensi bagi perusahaan. Minutes of meeting atau notulensi rapat dibuat untuk membantu semua orang yang hadir dalam rapat memahami hal-hal esensial yang diperbincangkan. Minutes of meeting juga sebagai petunjuk arah ke mana.
Apa itu Minute of meeting (MoM)? Bagaimana membuat minutes of meeting yang baik? Simak penjelasannya berikut ini!
Contents
Pengertian Minutes of Meeting
Minutes of Meeting artinya apa? Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan resmi yang memaparkan materi-materi penting yang dibicarakan saat rapat. Minutes of meeting terdiri dari judul rapat, tujuan rapat, tanggal, tujuan, peserta, nomor konferensi, dan mata acara rapat (Judul, Pembawa acara, Waktu yang Diberikan, Keterangan, dan Catatan).
Fungsi Minutes of Meeting
Apa fungsi minutes of meeting? Minutes of meeting berfungsi sebagai catatan atau pengingat bagi peserta rapat. Pada saat meeting, peserta meeting kerap terdistraksi dengan aktivitasnya masing-masing. Oleh karena itu, minutes of meeting hadir untuk membantu peserta mengingat apa saja yang dibicarakan yang akan menjadi petunjuk aktivitas pekerjaan selanjutnya.
Jenis Minutes of Meeting
Ada dua jenis minutes of meeting yang perlu diketahui:
1. Minutes of Meeting Rapat Resmi
Rapat resmi biasanya dihadiri oleh orang-orang penting di perusahaan seperti petinggi perusahaan dan pemilik saham. Contoh rapat resmi adalah rapat tahunan perusahaan dan rapat umum pemegang saham.
2. Minutes of Meeting Rapat Biasa
Rapat biasa adalah rapat rutin yang biasa diadakan sehari-hari. Jenis rapat ini lebih santai dibanding rapat resmi. Dari segi penulisan, MoM yang dibuat dengan bahasa Indonesia yang benar dan mudah dipahami oleh semua peserta rapat.
Bagaimana Cara Membuat Minutes of Meeting?
Menulis MoM dapat mudah dilakukan apabila kamu memahami alur dan menyimak diskusi yang berjalan. Berikut ini adalah tips membuat minutes of meeting secara profesional.
1. Persiapkan Dokumen
Sebelum rapat dimulai, pastikan memulainya dengan membuat dokumen yang berisi informasi dasar yang diperlukan. Informasi tersebut terdiri dari Tanggal dan waktu pertemuan, Nama Organisasi, Nama Peserta Rapat, Daftar semua orang yang diundang ke rapat, Tujuan utama atau topik pertemuan, dan Lokasi pertemuan.
2. Hubungi Pemimpin Rapat
Hubungi pemimpin rapat untuk mengetahui garis besar berdasarkan rencana sebelum rapat dimulai. Daftar pertanyaan yang dapat diajukan kepada pemimpin rapat antara lain: Apa topik terpenting yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut? Apakah ada topik sekunder untuk dibahas? Apakah ada daftar peserta rapat? Apa yang ingin dicapai oleh pemimpin rapat tersebut? Apakah ada informasi latar belakang yang harus diketahui?
3. Pilih Tempat Duduk Strategis
Posisi tempat duduk sentral adalah posisi yang strategis. Di posisi ini, kamu akan memiliki kesempatan terbaik untuk dapat mendengar semua orang. Dengan begitu, kamu dapat menyimak setiap diskusi dengan baik.
4. Rekam Rapat
Saat menghubungi pemimpin rapat, jangan lupa meminta izin untuk merekam rapat. Rekaman tersebut dapat dimanfaatkan pada saat kamu kehilangan poin obrolan yang berpindah secara cepat dan tidak punya cukup waktu untuk menuliskannya.
5. Gunakan Singkatan
Menulis minute of meeting membutuhkan kecepatan tangan yang cepat. Gunakan singkatan untuk menghemat waktu saat menulis MoM. Berlatihlah menggunakan singkatan sebelum menghadiri rapat agar rapat berjalan lancar. Tujuannya agar kamu tidak melewatkan sebagian besar poin penting.
Setelah meeting berakhir, minutes of meeting akan dibacakan untuk dikaji kembali secara bersama-sama. Jika terjadi kekeliruan, dapat direvisi saat itu juga. Sesudah itu, fiksasi MoM akan dibagikan kepada seluruh peserta dalam waktu kurang dari 24 jam melalui email.
Apakah kamu terbiasa menulis minutes of meeting? Dokumen ini biasanya dikerjakan oleh staf administrasi. Profesi ini memegang tanggung jawab membuat MoM rapat. Butuh lowongan kerja terbaru untuk berbagai posisi termasuk staf administrasi, kunjungi saja Karir.com!
