Pahami Esensi dan Peran Staff Administrasi

Apakah kamu tertarik menjadi Staff Administrasi? Staff Administrasi adalah salah satu pekerjaan populer yang memiliki peran sentral dalam organisasi. Sebagian besar pekerjaan yang dilakukan Staff Administrasi berada dalam pengaturan kantor yang nyaman. Inilah alasan mengapa pekerjaan ini begitu populer. Peran ini dapat ditemukan di hampir setiap industri, seperti sekolah, lembaga pemerintahan, medis, dan kantor hukum.

Apa Itu Staff Administrasi?

Staff Administrasi adalah pekerjaan yang menjalankan tugas-tugas administratif atau ketatausahaan perusahaan. Pekerjaan ini biasa disingkat sebagai admin. Posisi Staff Administrasi menjalankan peran yang sama dengan posisi sekretaris, resepsionis, dan petugas kantor.

Pekerjaan Staff Administrasi termasuk peran yang mengharuskan interaksi dengan berbagai  divisi, dan tingkat jabatan. Secara ringkas, Staff Administrasi bertanggung jawab dalam tugas korespondensi, dokumentasi, pengarsipan dan rekap data, serta pengagendaan. Posisi ini juga melakukan tugas mengenai penyiapan akomodasi dan perjalanan dinas, dan persediaan ATK. 

Persyaratan dan Kualifikasi Staff Administrasi

Secara umum jurusan Administrasi terbagi atas Ilmu Administrasi Negara, Administrasi Perkantoran, Administrasi Bisnis, dan Administrasi Fiskal. Perusahaan biasanya merekrut lulusan yang berasal dari jurusan Administrasi Perkantoran.

Jurusan ini membekali lulusannya dengan pengetahuan dan keterampilan terkait korespondensi, pendataan, pengarsipan, melakukan perencanaan, dan semua keperluan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran.

Untuk bisa menyelesaikan tugas dan fungsinya dengan baik, Staff Administrasi harus mencakup spesifikasi pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Seperti pekerjaan pada umumnya, kualifikasi keterampilan ini terbagi menjadi hard skill dan soft skill.

Keterampilan lunak (soft skills) yang harus ada pada Staff Administrasi adalah kemampuan komunikasi yang baik, manajemen waktu yang baik, teliti, dan detail oriented. Sedangkan hard skills yang harus dikuasai Staff Administrasi dapat mengoperasikan komputer terutama Microsoft Office dan program akuntansi. 

Tugas dan Fungsi Staff Administrasi

Staff Administrasi memiliki beberapa tugas dan fungsi yang umum dilakukan di sektor manapun. Berikut ini adalah empat tugas dan fungsi esensial yang dilakukan Staff Administrasi.

1. Membuat Surat dan Agenda Kantor

Tugas Staff Administrasi adalah membuat surat untuk keperluan kantor. Di antaranya surat perpanjangan kontrak, surat perintah kerja, surat penjualan, dan surat penawaran barang dan jasa. Bukan hanya tentang persuratan, Staff Administrasi juga bertugas mengurus agenda untuk kegiatan kantor seperti mengatur pertemuan dengan klien dan melakukan pembaharuan catatan dan basis data keuangan.

2. Melakukan Entry Data

Tugas Staff Administrasi berikutnya adalah melakukan data entry. Data entry adalah jenis pekerjaan yang melibatkan berbagai proses seperti mengetik, mengedit, dan menginput data ke software komputer. Salah satu pekerjaan penting yang dilakukan Staff Administrasi dari tugas melakukan entry data adalah menambahkan data mentah ke dalam database maupun data-data penjualan.

3. Mengelola Arsip Perusahaan

Pekerjaan Staff Administrasi sangat lekat dengan pengarsipan dokumen dan database perusahaan. Pada mulanya semua proses pengarsipan dilakukan secara konvesional, namun kini pengarsipan dikelola secara digital. Digitalisasi arsip ini memberi keuntungan dari segi waktu, penataan dan pemeliharaan arsip yang semakin mudah.

4. Mengurus Akomodasi dan Tiket Perjalanan Dinas

Staff Administrasi juga menyiapkan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Oleh karena itu, seorang Staff Administrasi harus memiliki pengetahuan terkait peraturan berbagai jenis transportasi, pelayanannya, dan bagaimana prosedur menghubungi agen perjalanan. Staff Administrasi juga mengatur jadwal perjalanan, mengurus akomodasi, dan mempersiapkan keuangan serta dokumen yang perlu disiapkan.

Gaji Staff Administrasi

Pekerjaan Staff Administrasi dapat ditemukan di berbagai sektor industri. Gaji yang didapat seorang Staff Administrasi bergantung pada pengalaman, keterampilan, dan lokasi di mana ia bekerja. 

Menurut laman Indeed, gaji pokok rata-rata Staff Administrasi adalah 3,4 juta per bulan. Berdasarkan data Salary Explorer, Staff Administrasi di Indonesia bisa memperoleh pendapatan tertinggi mencapai 10 juta setiap bulannya. Adapun kisaran gaji terendahnya berada di kisaran 3 juta per bulan. 

Jalur Karir

Bekerja sebagai Staff Administrasi membuka berbagai peluang karir yang menarik. Pekerjaan Staff Administrasi adalah pekerjaan serbaguna yang bisa diterapkan di berbagai sektor. Pekerjaan ini memungkinkan perpindahan industri. Misalnya dari industri keuangan ke industri teknologi informasi. 

Kembangkan keterampilan sebagai Staff Administrasi dengan baik. Ini akan membantu memajukan karir kamu. Dengan pengalaman yang dimiliki, seorang Staff Administrasi bisa berkembang dari Staff Administrasi menjadi Supervisor atau Manajer. 

Bahkan dengan pelatihan khusus, pekerjaan ini menawarkan spesialisasi di bidang tertentu. Spesialisasi tersebut antara, Staff Administrasi Eksekutif, Staff Administrasi Keuangan, Staff Administrasi Hukum, dan Staff Administrasi Medis.

Untuk mengembangkan karier Staff Administrasi, pelajari pekerjaan secara maksimal. Pahami semua tugas dan tanggung jawab dengan baik. Selama menjalankan peran ini, luangkan waktu untuk mengasah skills yang relevan. Kemudian jadilah technology-savvy, sebab administrasi makin merambah ke digital.

Lowongan Kerja Administrasi

Jika Anda ingin menemukan loker administrasi di perusahaan ternama, klik sign up di Karir.com sekarang juga. Tersedia peluang kerja dari perusahaan dan startup ternama menantimu! Selain itu, kamu juga bisa memperoleh informasi dan berbagai tips bermanfaat lainnya melalui Tips Karir di Blog Karir.com

Karir.com adalah Portal Karir pertama di Indonesia, berdiri tahun 1999. Sejak Desember 2014, Karir.com menjadi bagian dari Emtek Group, sebuah grup dengan 3 divisi bisnis utama: Media, Telekomunikasi & Solusi IT, dan Konektivitas. Beberapa portofolio Media Online Emtek: Liputan6.com, lakupon.com, vidio.com, dan kini Karir.com – menyediakan layanan bagi perusahaan demi mendapatkan kandidat terbaik melalui iklan online.